Endlich wissen, was läuft – Datenanalyse schafft Basis für sichere Entscheidungen

Heutzutage entstehen in Geschäftsprozessen jeder Art auf Schritt und Tritt Daten – eingegeben von Menschen, generiert von Applikationen und Maschinen. Daten kontrollieren und treiben Prozesse in der Verwaltung, der Produktion, der Logistik und mehr.  

Angesichts der fortschreitenden digitalen Transformation auch in der Druckindustrie gilt das mehr und mehr auch für Druckereien. Informationen zu Aufträgen, zur Produktion und zur Weiterverarbeitung; Angaben zu etwaigen Änderungen oder Problemen mit einem Auftrag und vieles mehr – all diese Daten werden erfasst. 

Das geschieht entweder manuell oder automatisch durch den Austausch von Informationen von Applikationen und Maschinen untereinander. Und mit jedem Auftrag wächst dieser Datenbestand weiter, nicht umsonst hat sich ja in der modernen digitalen Geschäftswelt auch der Begriff „Big Data“ etabliert.

Der „Single Point of Truth”

Keyline als Druckereimanagement-Software fungiert als zentraler Daten-Hub über alle Stufen der Wertschöpfungskette in Druckereien hinweg. Damit ist Keyline der berühmte „Single Point of Truth“, der Punkt, an dem alle Daten zu Geschäfts- und Produktionsprozessen vorliegen.

Das allein schon ist in der alltäglichen Abwicklung von Aufträgen ein enormer Vorteil – so sind alle im Unternehmen immer und überall im Bilde über den Status jedes einzelnen Druckjobs.

Daten sind im Zeitalter datengetriebener Workflows aber nicht nur zu einem wichtigen Produktionsfaktor von hohem wirtschaftlichem Wert geworden. Entsprechend ausgewertet sind sie die Grundlage für strategische Entscheidungen, die den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens bestimmen.

Den Wert der Daten erkennen

Immer mehr Druckereien erkennen diesen Wert ihrer Datenbestände. So bekommen wir immer wieder Anfragen, wie der in Keyline vorliegende, qualitativ hochwertige Datenbestand analysiert werden kann – entweder für die Optimierung etwa der Kalkulation oder von Prozessen, oder auch für gezielte Marketingaktionen. 

Keyline selbst bietet innerhalb des User Interfaces in gewissem Umfang Funktionen für verschiedene Statistiken über frei definierbare Zeiträume – so sind Auswertungen auf Kunden- und Produktebene möglich. Außerdem steht ein Live-Dashboard zur Überwachung der aktuellen Auslastung und Produktionsplanung zur Verfügung. Darüber hinaus können Reports etwa zu Vertrieb und Produktion im Excel-Format exportiert werden. Diese Funktionen ermöglichen einen Überblick vorrangig über das aktuelle Geschäft.

Detailanalysen als Basis für sichere Entscheidungen

Die in Keyline angesammelten Daten ermöglichen aber viel tiefer gehende Analysen – Beispiele sind etwa:

  •  Wie viele und welche Druckaufträge wurden auf einer bestimmten Maschine produziert?

  •  Bei wie vielen Druckaufträgen gab es Probleme mit den vom Kunden übermittelten Druckdaten?

  •  Wie hat sich die Nachfrage nach einzelnen Bindungsarten entwickelt?


Die Antworten auf solche Fragen schaffen die Basis für wichtige strategische Entscheidungen – ist etwa die Anschaffung einer bestimmten Maschine sinnvoll oder kann das zukünftige Aufkommen bei smarter Planung noch mit dem bestehenden Maschinenpark bewältigt werden?

Für solche Detailanalysen bietet Keyline zwei Möglichkeiten. Dabei geht es jeweils darum, Daten für die Analyse vorzubereiten, Abfragen zu entwickeln, auszuführen und die Ergebnisse in visueller Form darzustellen.

So kann über die Keyline-API auf fast alle in Keyline vorhandenen Daten via Schnittstelle zugegriffen werden. Damit können Entwickler und programmieraffine Drucker eigenständig Daten beziehen und über selbstgeschriebene Programme auswerten. 

Einstieg in die „Business Intelligence“

Was aber, wenn keine Programmiererfahrung oder -ressourcen vorhanden sind und man dennoch den reichen Datenschatz analysieren möchte? Hier kommen so genannte “Business Intelligence”-Lösungen ins Spiel.

Fast schon ein „altes Schlachtross“ in diesem Bereich ist Power BI von Microsoft. Die Lösung ist für Windows als übliche Software-Lizenz verfügbar und wird zudem als SaaS-Service in der Cloud angeboten. Auch mobile Apps für iOS und Android stehen bereit. 

Wer mit Microsoft Excel vertraut ist, wird auch mit Power BI schnell zurechtkommen – man verbindet die Applikation mit einer Datenquelle lokal oder in der Cloud, formuliert die Anfrage und kann sofort mit der Analyse beginnen. Excel selbst bietet in der Windows-Version übrigens mit Power Pivot eine Untermenge von Funktionen von Power BI.


Tableau, ebenfalls eine der führenden Business Intelligence-Lösungen, geht noch über den Funktionsumfang von Power BI hinaus – beispielsweise mit der Möglichkeit der Überwachung der Performance des Unternehmens auf Basis bestimmter Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators – kurz KPI). Tableau ist also leistungsfähiger als Power BI, was sich aber auch in den Kosten zeigt.

Keyline Apps für Power BI und Tableau

Keyline bietet sowohl für Power BI als auch für Tableau Apps als Schnittstellen. Über diese Apps werden Daten aus Keyline gezogen und in einer SQL-Datenbank abgelegt. Power BI und Tableau greifen dann im Rahmen der definierten Analysen auf diese Datenbank zu. 

Die Verbindung zwischen Keyline und der Datenbank bleibt bestehen, so dass die Daten in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden können. So erfolgen die einmal definierten Auswertungen auf jeweils aktuellen Daten.

Wir wollen nicht verheimlichen, dass sicher eine gewisse Zeit der Einarbeitung in die Nutzung solcher Business Intelligence-Lösungen nötig ist. Dann aber werden Sie schnell feststellen, dass diese neue Welt der Zahlen einerseits tatsächlich Spaß machen kann, Ihnen zugleich aber tiefe Einblicke in die Performance Ihrer Prozesse liefert – Einsichten, die Sie brauchen, um fundierte Entscheidungen für die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen.